Workshop – Der Abgesandte – oder der Interessenvertreter der Interessenvertreter

Aus der Musikerwelt kennt man es, Musiker können Musik machen, wenn Sie allerdings davon Leben wollen, rekrutieren Sie lieber mal einen Manager. Das ist dann Der, der sich um die Kohle kümmert. Manchmal gibt es aber auch einen unter ihnen, der das „Managen“ gut kann. […]

Damit beweglich-, flexibles Arbeiten im Team möglich wird, muss ein Abgeandter, im Scrum entspricht das in etwa der Rolle des Produktowners, „gewählt“ werden.

Mit dem Einsatz eines Abgesandten startet quasi eine Unternehmung, er/sie ist der/die Interessenvertretung der Interessenvertreter.

Der Abgesandte hat knapp umrissen folgende Aufgabengebiete:

  • Der Abgeandte „ist“ möglichst die Stimme der Nutzer, das Schöpfer-Team unterstützt ihn dabei mit Rat und Tat.
  • Strukturierung und Durchführung von Interviews und Abstimmungen mit den Stakeholdern. Das Schöpfer-Team unterstützt ihn dabei.
  • Die Pflege der Nutzergeschichten. Das Schöpfer-Team unterstützt ihn dabei.
  • Priorisierung der Nutzergeschichten, dabei hat er den Focus auf Wertsteigerung und brauchbare Versionen.
  • Ständige Verbesserung der Nutzergeschichten, das beinhaltet Diskussionsrunden mit dem Schöpfer-Team.
  • Passiv an den täglichen Schöpfer-Team-Kurzbesprechungen teilnehmen.
  • Sich für Fragen des Schöpfer-Teams „zu adäquaten Uhr-Zeiten“ bereithalten.

Um den Aufgabenbereich des Abgesandten funktionell herrauszukristallisieren im folgenden einige NOGOs:

  • Dem Schöpfer-Team Anweisungen geben, wie was zu machen ist.
  • Die täglichen Schöpfer-Team Kurzbesprechungen moderieren.
  • Innerhalb eines Sprints den Sprint beeinflussen, z. B. Zusatzanforderungen einflechten und spontane Streichungen vornehmen.
  • Im Projekt als Schöpfer-Team-Mitglied mitarbeiten. Das birgt die Gefahr von Interessenkonflikten.
  • Sich den Aufgaben nur am Anfang und Ende des Sprints widmen.

Zunächst ist in ausführlichen Sondierungsgesprächen festzustellen, welche Bedürfnisse bestehen – genau schauen- . und welche Dimensionen das Projekt annehmen wird und ob ausreichend Ressourcen bereit gestellt werden.

Warum wird ein Abgesandter benötigt? Ist das nicht zuviel Theoretisiererei und produziert man hierdurch nicht zuviel kostenträchtigen Overhead?

Wir finden nein. Es ist in fast allen Fällen wesentlich effizienter einen Abgesandten für ein Projekt zu betrauen, unter anderem weil:

  • Die Verantwortung für die Klärungen der Anforderungen und die Projektumsetzung kann über einen Kanal kommuniziert werden. Das vereinfacht die Kommunikation.
  • Informations- und Übergabeverluste werden vermieden, effektivere, für alle verständlichere, Kommunikation mit positiven Nebeneffekten, nimmt statt dessen diesen Platz ein.
  • Anforderungen im Projekt können durch die Flexibilisierung zeitnäher und stressreduzierter verfeinert werden.

Der Abgesandte sammelt und kummuliert sämtliche relevanten Informationen zum Projekt (Backlog). Er setzt den Focus auf brauchbare wertsteigernde und bedürfnissbefriedigende Produkte bzw Leistungen. Der Abgesandte ist auch die Schnittstelle zwischen dem Schöpfer-Team und den gesamten Interessenvertretern. Er nimmt im gesamten Prozess möglichst die Sicht der Nutzer auf die Projektergebnisse ein. Er ist sozusagen der Interessenvertreter der Interessenvertreter.

Wenn es irgendwie geht, gönnt Euch und Eurem Projekt einen Abgesandten.

Die Kriterien:

Der Abgesandte muss Bevollmächtigt sein:

Der Abgesandte muss von den Interessenvertretern adäquat bevollmächtigt sein, um seine Aufgaben richtig wahrnehmen zu können. Hierzu zählt das Delegieren von Entscheidungsbefugnis, z. B. bezüglich des exakten Funktionalitätsumfangs des Produkts oder der Formulierung und Priorisierung von Anforderungen. Das ist notwendig, damit Entscheidungen rasch und konsistent gefällt werden. Am besten ist es, wenn der Abgesandte bereits frühzeitig in die Produktplanung einbezogen und mit der Erstellung eines Produktkonzepts beauftragt wird. So kann der Abgesandte die Produktversionen von Anfang an beeinflussen. Die gemeinsame Vision hat sich für uns hier am zielführendsten erwiesen.

Der Abgesandte muss verfügbar sein:

Um seine Aufgaben angemessen wahrnehmen zu können, muss der Resident verfügbar sein.  Es muss sichergestellt werden, dass der Resident nicht überlastet ist und genügend Zeit hat, z. B. für die Vorbereitung der Sprint- Planungssitzung oder zur täglichen Zusammenarbeit mit dem Schöpfer-Team. Anforderungen werden so adäquat vorbereitet und Fragen zeitnah beantwortet. In der Praxis ist es oft hilfreich, jeden Tag für mindestens eine Stunde im Schöpfer-Team-Raum anwesend zu sein, z.B. im Anschluss an der täglichen Schöpfer-Team-Kurzbesprechung.

Der Abgesandte muss passend qualifiziert sein:

Um als Abgesandter erfolgreich arbeiten zu können, ist es wichtig, entsprechend qualifiziert zu sein. Hierzu zählt das Verständnis der Bedürfnisse der Nutzer und die Fähigkeit, diese mit dem Schöpfer-Team zielführend und ergebnissoffen diskutieren zu können. Neben der umsichtigen Wahl des geeigneten Abgesandten ist also auch die passende Aus-Bildung wichtig.

Dauer:
1 Stunde Vortrag 1 Stunde Diskussion

Kann auch als Wahlveranstaltung aufgebaut werden, alle Potenziellen Abgesandten bzw. Schöpfer-Team-Mitglieder, der Moderator und die Interessenvertreter sollten hierzu anwesend sein.

Auch sehr gut als Modul in größeren Workshops integrierbar.